Zeit für Organisationsentwicklung?

Es läuft nicht mehr alles rund

Sie sind frustriert von der internen Bürokratie und machen sich Sorgen über wirtschaftliche Probleme? Die Mitglieder oder Kunden sind unzufrieden mit Ihren Leistungen und Mitarbeitende scheinen unmotiviert? Oder Sie planen Geschäftsfelderweiterungen, Fusionen oder Ausgründungen. Dann ist es Zeit für eine bewusste Organisationsentwicklung.

Anlässe für Organisationsentwicklung können vielfältig sein. Organisationen entwickeln sich ständig, solange sie am Leben sind. Die Frage ist nur, ob sie sich in die gewünschte Richtung entwickeln und ob es zielgerichtet geschieht.

Nichts tun ist keine Alternative

Nichts tun und den Dingen ihren Lauf lassen ist jedoch keine gute Alternative. Manche Organisationen verharren im Stillstand und produzieren nur noch bedeutungslosen Inhalt für ihre Mitglieder. Bei anderen Organisationen dreht sich die Abwärtsspirale weiter in wirtschaftliche Probleme und Handlungsunfähigkeit. Einige Unternehmen sind bereits ganz in der Versenkung verschwunden.

Organisationsentwicklung lohnt sich

Tatsächlich lohnt sich der Aufwand einer gezielten Organisationsentwicklung in mehrfacher Hinsicht.

Ihre Organisation kann

• ihre Ziele schneller und in besserer Qualität erreichen
• zufriedenere Mitglieder oder Kunden und motiviertere Mitarbeitende haben
• wirtschaftlich gesund dastehen und
• insgesamt lösungskompetenter und widerstandsfähiger sein.

Die Methoden der Organisationsentwicklung dienen Ihnen dabei als hilfreicher Wegweiser.

Organisationsentwicklung muss sinnvoll und zweckmäßig sein

Gleich vorneweg - Organisationsentwicklung darf nie nur Selbstzweck sein. Erst mit der sinnvollen und zweckmäßigen Anwendung auf die individuelle Situation in Ihrer Organisation schaffen Sie einen echten Mehrwert. Für Organisationen der Wohlfahrtsbranche ist es außerdem besonders wichtig, die Balance zwischen ideellen Werten und Zielen und ökonomischen Erfolgskriterien zu halten.

Organisationsentwicklung sollte auch immer als ganzheitlicher Prozess gesehen werden. Dabei bilden die drei Dimensionen Mensch- Struktur/Prozesse - Technik ein Netzwerk. Stoßen Sie in einem Bereich Veränderungen an, müssen sich auch die anderen verändern.

Vier Schritte

Wie gehen Sie dabei vor?

Die Organisationsentwicklung läuft dabei in folgenden Schritten ab:

1. Analyse und Zielfestlegung
2. Planung
3. Umsetzung
4. Sicherung und Kontrolle.

In der Analyse schauen Sie sich Ihre Organisation an:
Welche Vorteile und Qualitäten bietet die derzeitige Situation? Wo sehen Sie Veränderungsbedarf? Welche Vision treibt Sie an?

Ihre Ergebnisse verbinden Sie zu einem Wunschbild der zukünftigen Situation. Auf dieser Grundlage formulieren Sie die passenden Ziele der Organisationsentwicklung.

Je nach Ausgangslage macht es Sinn, bereits in Analyse und Zielfestlegung verschiedene Interessengruppen einzubeziehen. Das können Aufsichtsgremien, der innere Führungskreis, Mitglieder oder Kunden und Mitarbeitende sein. Sie erhalten dadurch nicht nur ein vollständigeres Bild von Ihrer Organisation, sondern wandeln im besten Fall auch gleich potentiellen Widerstand in Unterstützung um. Klären Sie Gemeinsamkeiten in den Ansichten und gegensätzliche Vorstellungen möglichst frühzeitig.

Bei der Planung geht es um die Route vom Ist-Zustand zum gewünschten Ziel.
Wen müssen Sie einbinden? Welche strukturellen und personellen Voraussetzungen müssen geschaffen werden? Welche Ressourcen brauchen Sie für die Umsetzung?

Die neuen Strukturen sollten zum einen groß genug sein, um organisatorisch ein gemeinsames Dach zu schaffen. Zum anderen sollten sie klein genug, um für die Mitarbeitenden ein übersichtliches, vertrautes Umfeld zu schaffen, in dem sie sich als wirksam erfahren können.

Sie können den Weg in Richtung Zentralisierung oder Dezentralisierung einschlagen und die neue Struktur als Linien- , Matrix- oder anderer Organisationsstruktur festzurren. Hier kommt es auf Ihre individuelle Organisation an.

Auch wenn eine Planung immer unter Unsicherheit geschieht - je sorgfältiger Sie bereits jetzt verschiedene Kriterien bedenken, desto sicherer werden Sie sich später in der Umsetzung fühlen.

Die Umsetzung der notwendigen Maßnahmen birgt oft besondere Herausforderungen. Oft sind die materiellen, personellen und zeitlichen Ressourcen in Wohlfahrtsorganisationen knapp.
Eine Organisationsentwicklung führen Sie jedoch nicht einfach so nebenbei durch. Schaufeln Sie deshalb von Anfang an genügend personelle Kapazitäten frei. Das betrifft sowohl Ihre zeitlichen Freiräume als auch die der Mitwirkenden.

Auf der menschlichen Ebene stoßen Veränderungen nicht nur auf Gegenliebe. Gehen Sie durchaus von internen Widerständen aus. Zudem ist nicht alles planbar und vorhersehbar. Rechnen Sie auch mit unerwarteten Störungen und Hemmnissen von außen.

Erzeugen Sie Entwicklungs- und Veränderungsbereitschaft. Zeichnen Sie ein attraktives Zukunftsbild. Damit fördern Sie die Bereitschaft aktiv mitzuwirken stärker als mit einer „Weg-von“-Problemorientierung.

Das ist insbesondere die Aufgabe der Führungskräfte. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihre Führungsmannschaft die geplanten Veränderungen für sich als positiv empfindet und mit Ihnen an einem Strang zieht.

Doch gerade Führungskräfte tun sich manchmal schwerer mit Veränderungen als die Mitarbeitenden. Für sie sind die persönlichen Auswirkungen der Organisationsentwicklung oft noch größer. Kommunizieren Sie offen und transparent, welche persönlichen Entwicklungsziele, Auswirkungen und Gewinne Sie für die Einzelnen sehen.

Auf der Prozessebene sollten Sie die Chance zum Aufräumen nutzen. Bereinigen Sie überflüssige Abläufe und gestalten sie sie neu, statt alte Prozesse einfach wieder nur zu übernehmen.

Neue Abläufe ermöglichen oder erfordern oft auch andere technische Lösungen. Sinnvolle Digitalisierung beispielsweise macht Ihnen das Leben leichter.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Korrigieren Sie auch ruhig Ihre Route, falls sich ein Schritt als falsch oder nicht sinnvoll erweist.

In der praktischen Durchführung stehen Ihnen viele Werkzeuge aus Projekt- und Change-Management sowie eine Vielzahl von Entscheidungs- und Kommunikationstechniken zur Verfügung.

Zum Schluss stehen die Sicherung und Kontrolle der vorgenommenen Veränderungen an. Neue Abläufe werden in Handbücher aufgenommen, geänderte Verantwortlichkeiten eingeübt, neue Technologien ersetzen die alten.

Sorgen Sie bitte dafür, dass keine Parallelwelten am Leben erhalten werden. Ein kurzer Rückfall in alte Gewohnheiten ist normal, sollte aber schnellstmöglich korrigiert werden. Ihre Glaubwürdigkeit und der Erfolg der Maßnahme stehen schließlich auf dem Spiel.

Und ja - es werden auch Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, die den neuen Kurs nicht mittragen wollen. Verabschieden Sie sich dann anständig und fair voneinander. Andernfalls bleiben Verletzungen in der Organisation zurück, die den weiteren Weg belasten können.

Do’s und Dont’s auf dem Weg

Do’s:

• Nehmen Sie sich genügend Zeit für Nachdenken, Austausch, Fragen und Verarbeitung. Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Orientierung zu geben und Integrität in Ihren Handlungen vorzuleben.
• Kommunizieren Sie transparent und intensiv. Nutzen Sie auch informelle Gespräche und stehen Sie für Fragen zur Verfügung.
• Seien Sie geduldig, es geht nicht alles von heute auf morgen. Manchmal ist anfangs eine zweite oder dritte Runde erforderlich. Das macht die späteren Schritte schneller, als wenn am Anfang nur gehetzt wird.
• Feiern Sie Zwischenerfolge. Damit erhalten Sie das Momentum.
• Akzeptieren Sie, dass Fehler gemacht werden. Eine positive Fehlerkultur bildet den Nährboden für mutige, engagierte Mitarbeitende und eine sich ständig selbstverbessernde Organisation.

Dont’s:

• Reden Sie nicht das Alte schlecht. Damit stoßen Sie nur die Menschen vor den Kopf, die den Laden bisher am laufen gehalten haben.
• Hetzen Sie nicht von einer Veränderung zur nächsten, ohne Zeit für Einübung zu geben. Damit erzeugen Sie nur Veränderungsmüdigkeit.
• Unterschätzen Sie nicht die Wirkung von Symbolen: wo die neue Zentrale angesiedelt ist, welche Logos übernommen werden, welche Führungskräfte welche Positionen erhalten… Damit beeinflussen Sie Akzeptanz oder Ablehnung Ihrer Maßnahmen.
• Bestrafen Sie nicht „den Boten“. Sie verspielen damit die Chance auf ehrliches Feedback und Hinweise auf echte Gefahren.
• Gehen Sie es nicht allein an. Die Zeit der „Alles-Wissenden“ und „Alles-Könnenden“ ist vorbei.

Organisationsberatung als Unterstützung

Noch ein Wort zu Organisationsberatern. Interne Berater haben den Vorteil, die Organisation mit ihren Stärken und Schwächen bereits gut zu kennen. Externe Berater verfügen dafür wieder über den „Blick von außen“ und können sich unvoreingenommen auf die Organisation einlassen.

Gemeinsam ist ihnen, dass sie keine fertigen Lösungen und Schablonen verwenden. Sie helfen ihren Kunden bei der Lösung des „WIE“, sie tun es jedoch nicht FÜR den Kunden. Das auf dem Weg erworbene Wissen und die Expertise sind damit in der Organisation verankert und können für zukünftige Herausforderungen angewandt werden.

Fazit

Organisationsentwicklung ist ein mächtiges Werkzeug, Unternehmen und Organisationen stärker zu machen. Sie sollte individuell angepasst, sinnvoll und zweckmäßig sein. Sie benötigen einen guten Plan und das passende Handwerkszeug für eine erfolgreiche Umsetzung. Beachten Sie die drei Dimensionen Mensch- Struktur/Prozesse - Technik und gehen Sie Schritt für Schritt vor.